7 dicas para ter uma comunicação mais assertiva com seus clientes

A função de assistente virtual está se tornando uma peça fundamental para muitas empresas e empreendedores, principalmente de pequeno e médio porte. 

Trabalhando de forma remota, o assistente virtual desempenha uma variedade de tarefas essenciais, desde gerenciamento de agenda até suporte administrativo, contribuindo significativamente para a eficiência e produtividade dos negócios.

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No entanto, a chave para o sucesso como assistente virtual vai muito além de simplesmente executar tarefas. 

A comunicação assertiva é um elemento vital para o progresso profissional e também para a execução das tarefas diárias no dia-a-dia de uma AV. Por quê? 

Porque, ao trabalhar de forma remota, a comunicação é a espinha dorsal de todas as interações, transações e execuções das tarefas.

Uma comunicação clara, transparente e eficaz não só facilita a realização das tarefas atribuídas e suas entregas, mas também estabelece uma base sólida para um relacionamento duradouro e produtivo com o cliente. Quando um assistente virtual se comunica de forma assertiva, ele não apenas entrega resultados, mas também transmite confiança, profissionalismo e comprometimento com a qualidade do trabalho.

Ao criar uma atmosfera de transparência e clareza, o assistente virtual encanta o cliente com a eficiência de suas entregas, mas também constrói uma relação de confiança mútua. Essa confiança leva à fidelidade do cliente,que acaba se tornando uma prova social para o portfólio da AV, sendo parte importante, principalmente quando a prospecção de novos clientes acontecer.  

O que é Comunicação Assertiva?

Transmitir informações de forma direta e honesta, garantindo que sejam compreendidas sem margem para interpretações equivocadas. Ou seja, você se importa ao falar ou solicitar algo, com a forma que a pessoa do outro lado vai receber. Para garantir que a comunicação seja assertiva, entender como a outra pessoa processa informações é o ponto de partida.

Por exemplo, se você AV percebe que o cliente não responde bem a e-mails, por que continuar enviando solicitações por lá?

Perguntar como ele gosta de receber as informações, as demandas, é a melhor maneira de começar a construir um processo em que as coisas fluam. Quanto mais o processo entre vocês estiver ajustado, menos erros vão acontecer ao longo da parceria de trabalho.

Em 2019, a revista britânica The Economist conduziu uma pesquisa chamada Communication Barriers in the Modern Workplace , “Barreiras de comunicação no ambiente de trabalho moderno”. Nela, descobriu-se que problemas de comunicação afetam não só a produtividade, mas também a saúde das pessoas que estão envolvidas no negócio.

Foram entrevistados 403 executivos dos EUA, de diferentes tamanhos de empresas. Chamou atenção nessa pesquisa que 44% dos entrevistados apontaram que a falta de comunicação causou atrasos ou falhas em projetos. E não para por aí! 18% relataram que essas falhas chegaram a diminuir as vendas. Além disso, mais da metade (52%) sentiu estresse, e 31% desânimo, devido a problemas de comunicação.

Mas, como resolver isso? 

A pesquisa indicou que a solução vai além de distribuir manuais ou usar tecnologias modernas, ou processos. Gestores de todas as áreas precisam adotar medidas práticas para melhorar o relacionamento dentro da empresa. 

Por exemplo, 78% dos entrevistados acreditam que ter objetivos mais claros em reuniões teria um grande impacto nas mensagens corporativas. 63% querem mais opções de ferramentas de comunicação interna, enquanto 62% veem valor nos treinamentos e capacitações para entender melhor as instruções de trabalho e mensagens institucionais.

Essa pesquisa é reflexo da maioria dos ambientes de trabalho, e a primeira conclusão que se pode ter ao observá-la é que grande parte dos problemas não aconteceriam se a comunicação estivesse clara e transparente. Ser assertivo é crucial em qualquer comunicação, e envolve honestidade, consistência e empatia. 

Vamos a um exemplo: 

Imagine um cliente pedindo um trabalho não urgente às 20h, e você sabe que levará 2 horas para concluí-lo. Aqui, duas abordagens distintas podem ser tomadas. 

A primeira seria aceitar a tarefa, mesmo que vá contra seus horários, sem deixar claro ao cliente que isso está fora do combinado. Já a segunda, uma postura assertiva, envolveria estabelecer limites de forma clara, sem ser agressivo. 

Por exemplo: “Vou encaixar essa demanda nas atividades para amanhã e entregarei até às 14h.” Isso é assertividade em ação: ser honesto, respeitar seus limites e manter uma comunicação clara e objetiva.

Como Manter uma Comunicação Assertiva com o Cliente?

Ser assertivo não só ajuda a definir limites, mas também a orientar o cliente de forma amigável e clara. É super importante evitar deixar problemas pendentes, mostrar confiança sobre sua habilidade e prazo para fazer as tarefas, e definir limites de forma gentil. Vamos dar uma olhada em algumas estratégias detalhadas para incorporar essa comunicação assertiva no seu cotidiano:

1. Mantenha um Padrão de Comunicação:

É importante ser consistente para construir um bom relacionamento profissional. Responda aos clientes sempre da mesma forma, independentemente do seu humor do dia, para transmitir confiança e estabilidade.

2. Seja Direto e Objetivo:

Use frases curtas e diretas para falar sobre assuntos delicados. Evite rodeios e vá direto ao ponto. Por exemplo, ao ajustar o valor de um contrato, seja claro e objetivo, evitando explicações longas.

3. Esclareça Todas as Dúvidas:

Apresenta informações de forma clara e divide o assunto em partes para garantir que o cliente entenda logo de cara. Certifique-se de que ele compreendeu ou concorda com cada ponto.

4. Mostre Empatia:

Combine objetividade com empatia. Demonstre preocupação com os problemas do cliente e se comprometa a resolvê-los da melhor maneira possível. Por exemplo, ao lidar com uma solicitação fora do horário combinado, assegure ao cliente que resolverá a questão dentro do prazo acordado.

5. Demonstre Confiança:

Evite expressões de incerteza. Se não souber algo, comprometa-se a pesquisar e fornecer uma solução dentro de um prazo específico. Se tiver uma opinião, expresse-a como um pensamento baseado na sua experiência.

6. Defina Prazos e Compromissos:

Sempre associe uma resposta clara a um prazo específico. Isso demonstra respeito pelo cliente, preocupação em resolver o problema e responsabilidade, assumindo compromissos dentro de limites alcançáveis.

7. Atenção à Linguagem Corporal:

Observe sua linguagem corporal, pois ela complementa sua comunicação verbal. Sinais como cruzar os braços, balançar o pé ou tocar o queixo podem transmitir mensagens adicionais. Certifique-se de que sua linguagem corporal esteja alinhada com sua mensagem verbal para uma comunicação congruente.

Entender como usar a comunicação assertiva na sua carreira vai te ajudar a fortalecer o seu negócio e como se posicionar no digital para captar mais clientes, para saber mais sobre esse assunto leia o artigo Como se posicionar no Mercado Digital.

Implemente essas dicas e com certeza irá ganhar tempo e potencializar a sua rotina de trabalho, afinal, entender como ter uma comunicação certeira, assertiva é a chave para o bom relacionamento com seu cliente e vai te ajudar a ter muito mais sucesso na carreira de Assistente Virtual. 

Agora eu quero saber, como é o dia-a-dia com os seus clientes? 

Já passou por alguma situação em que a comunicação travou alguma demanda de tarefas e atrapalhou a fluidez do seu trabalho? Como você constrói a sua relação com o seu cliente? 

Conta nos comentários abaixo, a sua história pode ajudar outras AVs a se posicionarem melhor e ter uma comunicação mais assertiva nos projetos onde atuam, coloque aqui nos comentários. 

Vou adorar ler as suas respostas!